エクセル講座4:エクセル関数の基本の基本をまずは押さえよう

 

エクセルの関数って、なんだか難しそうですよね?

 
 

まずは簡単な計算から、基本をまとめていくよ!

 

1)関数を使うとこんなことが出来る!

まず、一つ関数の実例を使ってみましょう。
エクセルを立ち上げて、新規作成で新しいシートを作ってください。
下の赤い文字の部分をコピーします。

ワード漢数字の令
=SUBSTITUTE(A1,"ワード","エクセル")
=SUBSTITUTE(A2,"漢数字","関数")
=SUBSTITUTE(A3,"令","例")

そして、エクセルのA1にカーソルを持っていきます。
「形式を選択してペースト」で、「テキスト」を選び、コピペしてください。

A1に ワード漢数字の令
A2に エクセル漢数字の令
A3に エクセル関数の令
A4に エクセル関数の例

と表示されましたか?

赤い文字でコピペされたり、変なフォントで表示されていたりするかもしれません。
そういう場合は、前の記事の5-5:形式を選択してペーストを読んで、やり直してみてください。

ここで何をやっているのかというと、文字の置き換えです。

まず最初にA1に「ワード漢数字の令」という文字を入れました。

A2では、このA1の文字について、
「=SUBSTITUTE(A1,”ワード”,”エクセル”)」という関数を入れました。
 A1の文字の中の「ワード」を「エクセル」に置き換える、という関数です。
 これで「ワード漢数字の令」が「エクセル漢数字の令」になりました。

A3では、A2について、
「=SUBSTITUTE(A2,”漢数字”,”関数”)」という関数を入れました。
 A2の文字の中の「漢数字」を「関数」に置き換える、という関数です。
 これで「エクセル漢数字の令」が「エクセル関数の令」になりました。

A4では、A3について、
「=SUBSTITUTE(A3,”令”,”例”)」という関数を入れました。
 A3の文字の中の「令」を「例」に置き換える、という関数です。
 これで「エクセル関数の」が「エクセル関数の」になりました。

SUBSTITUTEという関数を使うことで、順番に文字を置き換えているのです。
関数はいろいろな種類があり、それを組み合わせることによって、複雑な処理ができるようになります。

 

関数って計算するのかと思ったら、文字の置換もできるんですね!
意外と使えるのかも。。。

 
 

「SUBSTITUTE」のように、文字を扱う関数が、他にもたくさんあるよ

 

2)関数を使うための大前提

さて、ここからは、エクセル関数の基本の基本をお伝えしていきます。
原稿の整理や編集にエクセルを使う上で、これだけは知っておかないと、という部分を解説します。

2-1:半角の「=」で始める

関数は半角の「=」から始めます。
逆に言うと、エクセルのセルの最初に半角の「=」を入力すると、エクセル君は「関数来たー!」と思うので、こっちは関数を使うつもりがなくても「エラーです」と言ってきたりします。

2-2:セルの設定が「文字列」だとダメ【重要】

「原稿用紙としてエクセルを使う時のフォーマットと注意点」5-1で説明した書式の「文字列」ですが、この「文字列」という設定になっていると、関数は使えません。

「文字列」に設定してあるセルに「=」と入力しても、エクセル君は、「計算してやりたいとこだけど、これは単なる文字だ。動いちゃいけない」と思って計算しません。
(たぶん、そう思っているだろうなあ、という私の妄想で、本当にどう思っているのかは知りません)

「あれ、正しい関数入れたはずだけど反応ないなあ」と思ったら「文字列」になっていないか確認してください。そういうことはよくあります。
書式設定で「標準」に戻して、セルの中に一度カーソルをもどして、リターンすると関数として扱われます。

3)四則計算をする

またエクセルで新規作成してください。
次にA1からA4まで「2000」と入れます。

2000
2000
2000
2000

と並びましたね?

次にB1からB4に下記赤い文字をコピペしてください。
コピペの際は、この記事の最初でも触れましたが「形式を選択してペースト」します。
(わからない時は、こちらの記事の5-5:形式を選択してペーストを読んでください)
コピペではなく、同じように自分で入力してもOKです。
その場合は必ず半角英数字で入力してください。

=A1+2
=A2-2
=A3*2
=A4/2

この数式はそれぞれ、隣のA列に入力されている数字に「2」を足す、引く、かける、割るという計算をしています。
上から順番に
2002、1998、4000、1000
となったはずです。
足し算は「+」引き算は「-」
これはエクセル君も人間も同じですが、
エクセル君の場合、掛け算は「*」割り算は「/」で指示します。

3-1:セルの中身を使って計算する

上の例と同じ計算を、別の形でやってみましょう。
B1からB4に「2」と入力し、C1からC4に次の式を入れてください。
コピペしても、直接入力してもOKです。

=A1+B1
=A2-B2
=A3*B3
=A4/B4

計算の結果は先ほどの例と同じになります。
同じことではありますが、こっちのほうが、後からの変更がやりやすいです。

 A列を全部10000にしてみる
 B列を全部5にしてみる

こういう変更をして結果を確かめることが簡単にできます。
文字原稿を扱う上でも、このやり方が重要になります。

4)関数のコピペ

関数を使う上で、コピペは重要です。
同じパターンの計算をするならば、一つひとつの式を入力しなくても、エクセル君がうまくやってくれます。
たとえば、イベントで下記のような物品を準備するとします。
100円の水 60本
120円のボールペン 60本
300円の紙皿 4袋
1200円のワイン 5本
800円のチーズ 8個
この物品のそれぞれの金額とを掛け算で計算し、合計額を計算するには、エクセルに図のように入力します。

こうすると、C列に、それぞれの項目の掛け算の答えが出てきます。
あとはC列の一番下にカーソルを置いて「Σ」のボタンを押すと、
自動的にSUM関数が入ります。
SUM関数を使ったことのある方は多いかもしれません。
合計を計算してくれる関数です。

=SUM(C1:C5)
これで合計金額が計算されます。

4-1:関数をコピペする

この表を作る時に面倒なのは、C列に一つ一つ数式を入力することです。
入力が一つ間違っただけでエラーになったりしますし、行を間違えるミスも怖いです。

こういう時にコピペが役立ちます。
一つ作った数式をコピペすると、エクセル君がうまくやってくれます。

この例でいうと、
C1に入力した「=A1*B1」という式をコピーして、
C2からC5にコピペすると、
=A2*B2
=A3*B3
=A4*B4
=A5*B5
という式を自動的に作ってくれます。

4-2:関数をドラッグしてコピペする

コピペと同じことが、ドラッグでもできます。
C1をつかんで、C5までドラッグします。そうすると、
C1 =A1*B1
C2 =A2*B2
C3 =A3*B3
C4 =A4*B4
C5 =A5*B5
となります。簡単にできるので、ぜひ試してみてください。

 

5)相対参照と絶対参照

4でやったようなコピペを、相対参照といいます。

エクセル君は、おそらく

 

C1では、A1とB1の計算でしたよね?
だったら、C2は、A2とB2の計算しますよね! 当然っすよね!
ちゃんとそうやってコピペしましたからダイジョブっす!
オレってなかなか気がきくでしょ?

 

と思っていると予想されます。ほんとに便利です。

この辺、エクセル君は頭いいので、勝手にやってくれます。 一方で、エクセルの関数を使っていると、

 

この部分は毎回B1にしておいて計算したいんだけど

 

みたいなケースが出てきます。その辺、エクセル君は気はきかないので、ちゃんと教えてあげないといけません。
その例として、また新しいエクセルの表を作ってみましょう。

100円の水 60本
120円のグミ 60袋
10円のうまい棒 60本
80円のメモ帳 60冊
今回は、準備する物すべてを参加人数分用意する設定で考えます。どれも60ずつが必要です。
そこで、サンプルのような表にして計算をしてみます。 まずは、ここまで作ってみてください。

つづいて、B2に「=A2*B1」と入れます。

A2に入っている水の単価:100円と
B1に入っているイベント参加人数:60人

これを掛け算する計算式です。
これを入力してリターンキーを押すと、
100×60が計算されて「6000」と表示されます。

つづいて、このB2に入れた式、
「=A2*B1」を、
B3(グミの行)
B4(うまい棒の行)
B5(メモ帳の行)
にコピペします。
すると、、、
グミは72万円
うまい棒720万円
メモ帳は謎の文字、、となってしまいました。

それぞれのセルにコピペされた数式を見てみます。
そうすると、どの行もB1と掛け算してほしいのに、ペーストする時に、全部ズレてしまっていることがわかります。

 

ええ!? ここはどう考えても「B1」のイベント参加人数で掛け算してくれないとダメでしょ?
式の右の方の人数は、全部「B1」のままにしておいてよ!

 

と思いますよね?
こんな具合に、エクセル君は頭がいいけど気はききません。

こういう時は、常にB1にしておく部分について、$B$1と入力します。
では、もう1回やり直しです。
こんどはC2に「=A2×$B$1」と入力してください。

これを、C3からC6にコピペすると、
水:6000円
グミ:7200円
うまい棒:600円
メモ帳:4800円
とまともな数字になりました。
A列のそれぞれの単価と、B1の人数が掛け算されています。

念のため、それぞれのセルに入っている数式を見て見ると
C2 =A2×$B$1
C3 =A3×$B$1
C4 =A4×$B$1
C5 =A5×$B$1
と、$B$1はずっと変わらずにコピペされています。

こういう風に、コピペしてもずっと変わらない書き方、「$」を使った関数の書き方を絶対参照といいます。
いっぽう、コピペすると、その位置関係によって変わっていくほうは相対参照といいます。

上の例の「=A2×$B$1」には、「A2」は相対参照、「$B$1」は絶対参照。
そのためコピペしたときに、Aのほうは位置関係でズレていき、Bのほうはズレなかった。ということなのです。

もちろん、
C2 =A2×B1
C3 =A3×B1
C4 =A4×B1
C5 =A5×B1
と、一行ずつ数式を入力しても構わないのですが、もっと複雑な式を扱ったり、何百行、何千行もある場合には
一つ一つのセルを入力するとエラーが怖くて現実的ではありません。
それで絶対参照のやり方が必要となるのです。
絶対参照の考え方を理解しておきましょう。

 

エクセル君は気がきかないから、こっちが気を使わないと、ってことですね?

 
 

そうそう、これはズレずにコピペしてね、と教えてあげるんじゃ

 
 

なんかそのやりとり、オレ的には心外ですけどね?

 

6)絶対参照のすごいところ

ここでまた別の表を作ってみました。
2020年から2035年までに、何歳になっているか?
その年齢を計算してみる表です。
A列に年号を
B1に生まれた年を
そしてB2には、A列からB1を絶対参照で引く数式を作りました。
「=A2-$B&1」
これをB列にコピペしてみます。

1989年生まれの人は、
2020年に31歳。
その後、、、
2022年に33歳
2026年に37歳
2030年に41歳、、、
これはW杯イヤーの香川真司の年齢です。
平成元年生まれも今や30代なんですね。
昭和生まれからすると驚きです!

この表のB1を他の数字にすると、
それぞれの生まれ年の人が何歳になるか?
簡単に計算することができます。
ためしに2001年、21世紀最初の生まれの人を見てみると、
2022年に21歳
2026年に25歳
2030年に29歳
これはW杯イヤーの久保建英の年齢です。

絶対参照のすごいところは、
参照されていところを変えると、いろんな行にその変更を加えることができる
ということ。
これは、編集作業で文字を扱う場合にも関わって来ます。
たとえば、原稿の中の「国松」を「國松」に変えたい、みたいなときにこの考え方を応用できます。

7)この記事のまとめ

ここまでの計算がきちんとできると、いろんなことが自動化できます。

たとえば、個人宛ての税抜き10000円の報酬で振込額がいくらになるかの計算は、、、
まずはA1に「10000」を入れて、、、
A2以下は下記をコピペしてください

=A1*10%
=A1+A2
=A3*10.21%
=A3-A4

こうすると上から順番に、

税抜額
消費税分
税込額
源泉徴収分
源泉徴収分を差し引いた振込額

となります。10000のところを変えると、振込額が簡単に計算できます。
やや長くなりましたが、編集の作業にお金の計算はつきものです。
この記事の範囲だけでもきちんと使えると、時間の節約には役立ちます。

hosokawakobo
細川生朗 Hosokawa Seiro
1967年生まれ。1991年に情報センター出版局に入社。『水原勇気0勝3敗11S』『いちど尾行をしてみたかった』『笑う出産』などのヒット作を編集。1994年に『きょうからの無職生活マニュアル』、1998年に『旅の指さし会話帳①タイ』を企画・編集。いずれも累計100万部以上のシリーズとなる。2001年に情報センター出版局を退職。その後、フリーの編集者として、実用書を中心にした単行本の企画・編集、自費出版の写真集や記録集の編集、社史の編纂などを手がけつつ、指さし会話帳シリーズの編集も続けている。