原稿を依頼する時には、何を書いてもらうかを考えて伝えましょう！＜依頼の手紙・メールのサンプル付き＞

社内報、学内のメディア、保護者の会の会報、雑誌等で、原稿を誰かに頼むことになって困っていませんか？

そんな時に一番大切なのは、手紙の文面ではありません。どんな原稿を書いてもらえば依頼した原稿が興味を持って読まれることになるか？　それを考えることです。

手紙やメールの実例も含めてまとめてみました。

挨拶文が“お決まりな感じ”になる理由

いろいろな組織の、年に１度の会報や記念文集の挨拶のような文章が、魅力的なことって少ないですよね？
どうしても、お決まりの感じの文章になりがちです。

多くの場合、次のような内容になります。

a）「関係各位への感謝」
b）「昨今の情勢」
c）「今年度の出来事」についての概括
d）「今後への希望」

原稿を依頼された側は、a、b、ｃ、dのような内容を入れておかないと、さしさわりがあるかもしれないと考えて、お決まりの感じの内容に落ち着くのです。

ただし、
a）「関係各位への感謝」は、他の場でも伝えられるでしょうし、多くの読者にはあまり関係ありません。
b）「昨今の情勢」は、テレビやネットニュース、新聞でも読めるようなことです。
本当はc「今年度の出来事」や、d「今後への希望」を具体的な例を挙げたりして書いてくれるとよいのですが、それは依頼しなければ難しいものです。
そうすると、c、ｄも中途半端になりがちです。

結果的に、その原稿を読んでも新しく得られることは少なく、他の人が書いても同じような内容となってしまうので、魅力がないのです。

決まりきった内容になる依頼とは？

原稿を依頼する時に、
「ｘ月ｘ日までにxxx字の原稿をお願いいたします」
とだけ連絡すると、それぞれの人が、無難な内容を書いてくることになります。

結果として、普通な感じの原稿が集まることになります。
もちろん、こういう依頼を複数するだけでも大変なことです。
でも、せっかく原稿を書いてもらうならば、より多くの人に読まれるように書いてもらうことは重要です。

もう少し依頼をする前に内容を頑張って考えて、「こんな原稿を」とお願いしてみましょう。

外の人にも読んでもらうことを考えたい

保護者の会、行政関連組織、店舗、会社、各種の施設、同窓会、学校、NPO、そういった組織の発行する印刷物は、編集している中心メンバーの外に、その組織に関わるたくさんの人がいます。その関わり方もさまざまです。

具体的に私が経験した例でいうと、子供が通っていた学校の県PTA組織から配布された印刷物というのがあります。

パッと見たところ、全然面白くなさそうなのですが、仕事柄ある程度は目を通します。
そうすると、学費助成について国会議員に陳情していたりと、意義深い活動は多いのです。

決まりきった固い話よりも、そのPTA組織の会長さんが国会に陳情した日の記録を具体的に書いてくれるほうが、面白いと思いました。
そして、そういう文章が載っているほうが、PTA会費を払っている側としては納得がいくと思うのです。

外の人が読んだ時に、
「へえ～、そんなことやってるんだ！」
「意外と面白いこと、頑張ってるんだな！！」
と思ってくれることは、せっかく印刷物を作るならば大切なことです。

面白い文章にするには依頼の仕方が重要

例に挙げたPTAの広報紙の場合を考えると、こんな風に依頼できたら理想的と思います。

• あいさつは50字くらいまで、あとは国会の陳情の話を550字書いてください。
• その日程がいつ決まったか、当日ご自分の仕事は休んで参加したのか？　ご自分の仕事は忙しくなかったのか？　
• どんな服装で行ったのか、　国会にはどうやって行ったのか？
• 国会の中と議員はどんな印象だったか、対応はどうだったか？
• その後どんな審議や法案等につながったのか？　
• こういうことを書いていただければ幸いです。

こう頼むことができれば、PTAの県連の会長の苦労も伝わり、県連の意義を捉え直してもらうきっかけとなるはずです。

ですが、こういう依頼をしなければありきたりの紙面になり、興味をひかず、あまり読まれない、、、、。
せっかくの活動が伝わらないのは残念なことだと思います。

面白いこと、魅力的なことを載せよう！

それぞれの組織がその活動内容を外に伝えようとする場合には、その活動の魅力的な部分を表現することが大切です。

「うちはふつうの学校・会社・サークル・組織だから魅力的なことなんて特にないよ、、、」
と、皆さん思いそうなところですが、そんなことはありません。

それぞれの場所で、がんばっている人がいて、それぞれの場所に楽しいことや、心動くことがあるはずです。

ふつうの学校だけど、運動会を応援していて感動したり、
ふつうの会社だけど、長くお客さんに親しまれている商品があったり、
ふつうのサークルだけど、イベントをすると充実感があったり、、、、
そんなことがたくさんあると思います。

楽しさ、新しい発見、ちょっと自慢できること、感動、
人柄、行事、成果、関係者、残念だったこと、失敗、、、、
こういったことを丁寧に拾い上げていくと、ふつうと思っていたそれぞれの組織の魅力が浮き上がっていきます。

『所さんのダーツの旅』『昼めし旅』『サラメシ』といった番組をご存知ですよね？

登場するのは「ふつう」な方たち。
でも、取り上げ方が適切であれば魅力的なコンテンツになるのです。

逆に『所さんのダーツの旅』『昼めし旅』『サラメシ』で面白いなあ！と思った人や会社も、「挨拶文を500字でお願いします」とだけ伝えられたら、きっと、あんまり面白くない文章を書くでしょう。

皆さんの作っている印刷物も、皆さんの活動の中での楽しさや、達成感、悲しさなどを載せれば、必ず魅力的なものになります。

ぜひこうしたい！ それぞれの人に合わせた原稿依頼

いろいろな印刷物で、いくつかの依頼先を考えてみました。

それぞれの方に頼む内容を考えて、
「こういうことを書いてほしいのでお願いします」
と伝えると、決まりきった原稿とは全く違うものになります。

１）［保護者の会の会報］卒業式の報告
1a・校長先生
1b・装飾担当の生徒
1c・音楽担当の生徒
1d・来賓の市議会議員さん

２）［学内メディア］文化祭の報告で
2a・文化祭の委員長
2b・人気だったバンド
2c・公演を行った演劇部・チアダンス部
2d・展示を行った生物部・天文部
2e・お化け屋敷が絶賛された３年A組

３）［会社の広報誌］ロングセラー商品の紹介
3a・販売窓口担当者
3b・営業担当者
3c・開発担当者

４）［市民サークルの年報］イベントの報告
4a・会長
4b・イベントでステージに立った方
4c・会計などの裏方さん

それぞれの方に頼む内容の例を挙げてみます。

１）［保護者の会の会報］卒業式の報告

1a・校長先生：

卒業した（卒業する）学年に対して、怒ったこと・不満に思ったこと、これをまず書いてもらい、よいところを書いてもらうとよいです。
ネガティブなことも少し書き、そのうえでポジティブなことを書いてもらうと真実っぽさが出ますし、文章メリハリがでます。
→記事の最後に依頼の手紙サンプルあり

1b・装飾担当の生徒：

卒業式の会場を飾るさまざまな装飾を準備した人。こういう人の原稿をもらうと卒業式がいろいろな人の力で行われたことが浮き彫りになります。
これは卒業式に限りません。入学式、体育祭、会社やサークルのイベントも同様です。
準備中のトラブルや、卒業式当日の思い。そういう気持ちを素直に書いてもらうと面白い文章になります。
→記事の最後に依頼の手紙サンプルあり

1c・音楽担当の生徒：

卒業式に音楽は欠かせず、失敗も許されません。ピアノを弾いた生徒、トランペットを吹いた生徒、校歌の指揮をした生徒、みんないろんな思いを抱えて式に臨んだはずです。
どんな練習をして、当日の朝はどんな気持ちだったか？　演奏の最初の音はうまくいったのか？
そういった具体的な感想を書いてもらえれば、読む人の心に響きます。

1d・来賓の市議会議員さん：

学校を見続けたうえでの思いがあるはずなので、ものすごく面白い原稿をもらえる可能性があります。逆に全然、学校を見ていない原稿の可能性もありますが、、、。

２）［学内メディア］文化祭の報告で

2a・文化祭の委員長：

準備に人一倍の時間とエネルギーを費やし、いろんな人の意見を調整し、時には文句も言われ、文化祭当日は自由な時間もあまりない、それが文化祭の委員長だと思います。
こういう方にふつうに原稿を頼むと、いろいろな協力者への感謝の言葉で原稿が終わってしまいます。
文化祭の委員長ってユニークな人が多いのに、ありきたりの内容では残念です。
文化祭の当日に、個人的に何に一番心をゆさぶられたか、それを書いてもらうと面白いです。
来場者の表情、文化祭スタッフの働きぶり、少しだけ自由になった時間に体験できた文化祭の様子、、、どれも面白いはずです。

2b・人気だったバンド：

バンド結成の経緯、メンバーの紹介（好きな教科や出身の学校、部活など）、どうやって練習していたか？　などを書いてもらうとよいです。
バンドの公演の様子は見ている人が多く、当日の様子を書かれてもあまり面白くないので、それ以外の内容がよいはずです。

2c・公演を行った演劇部・チアダンス部：

文化祭での発表が活動のメインという部の場合は文化祭への思い入れが深いので、気持ちのこもった原稿をもらえる確率が高いです。演目の準備はいつから行なっていたのか？　初めて文化祭に臨んだ学年の出来はどうだったか？　どんな感想が寄せられたか？

2d・展示を行った生物部・天文部：

こちらも上記と同様に、文化祭が活動発表のメインという場合が多く、よい原稿がもらえる可能性が高いです。また、非常に専門的なことを地道にやっている場合もあるので、文化祭以外の内容もOKですと伝えて、思い切り専門分野に振ったほうが面白いと思います。

2e・お化け屋敷が絶賛された３年A組：

何のしばりもないと、
「絶賛されちゃいました！　イェーイ！」
みたいな原稿になる可能性が高いので、文化祭の２か月前、１か月前、10日前、５日前、前日、、、とどんな準備をしていたかを書いてもらうとよいです。
きっとケンカしたり落ち込んだり、大変な準備をしていたはずなので。
→記事の最後に依頼のメールサンプルあり

３）［会社の広報誌］ロングセラー商品の紹介

3a・販売窓口担当者：

ロングセラー商品が、お客様にどう受け止められているか、それを一番よくわかっているのは販売担当者です。
日々のご来店、注文の電話・FAX、思いがけないメール等々、、、こういった担当者が知っていて、他の社員はなかなかわからない情報は、おそらく社外の方に対しても大きなアピールになるはずです。

3b・営業担当者：

その商品を売る際に、外部からどう見られるかを一番シビアに体で感じているのが営業職の社員です。
外部からのネガティブな評価も含めて、その商品のことを書くと非常によい原稿になります（ネガティブな評価に対しては、他の記事等で、きちんと反論することが前提です）。
あるいは、売れなかった時代にこう対応してうまくいった、売れない店でこうしてもらってうまくいった、といった話も面白いはずです。
→記事の最後に依頼のメールサンプルあり

3c・開発担当者：

おそらく開発担当者は、材料の配合とか仕入れ、試作品A～G、開発当時の世相等々、いろんな思いがあるだろうと思います。
原稿を書いてとただ頼んでも、開発した人にとっては語ることが多すぎて書ききれないので、項目を絞るほうがよいです。
「商品完成前2週間の生活」「試作段階で評価してくれた方」「ロングセラーになった後の家族の反応」といった、限定した部分を書いてもらうほうが面白いはずです。

４）［市民サークルの年報］イベントの報告

4a・会長のあいさつ：

依頼時にあいまいに頼むと、各方面への配慮みたいな内容になります。そして、そうなってしまうと、ご本人の気持ちとは逆にあまり読まれないので、文章を掲載する意味が減ってしまいます。

• 各方面へのお礼は30文字まで、570字は会長自身のイベントでの体験を書いてください。
• こういう人とこういう会話をした、こういう人がこんな反応をするのを見た、xx年前に○○な活動をしていたことを思い出したといった具体的なことを書いてください。

こんなふうにお願いするほうが、面白いものになり、会長の人柄や活動への思いが伝わります。

4b・イベントでステージに立った方：

ステージに立った方の思いは特別なもの。何を書いてもらっても面白そうです。とにかく書いてもらうことが大事かもしれません。
→記事の最後に依頼のメールサンプルあり

4c・会計など裏方さん（文章を書くことが苦手な方の場合）：

こんな出来事があった、こんな人との関わりがあった、それをA、B、Cと３つ挙げてもらい、それぞれについてどう思ったかを書き添えてもらいましょう。いろいろな体験をしているのに文章が苦手で、書き方がよくわからないという方がいます。そんなときは、具体例をいくつか挙げてもらい、感想を書いてもらうとよいです。その方の働きぶりも伝わる文章になります。

依頼した７割が達成できれば上出来

依頼原稿が、狙いどおりにupすることは、まずありません。

狙いの７割までいけば、かなりスゴいです。
メールや手紙だけの依頼であれば、４割でもよいほうでしょう。

それでも、こういう依頼をするほうが、はるかに内容は充実します。

見出しの付け方も重要です

upした原稿があまりよくない。
こちらの要望の４割にも満たない原稿だった。

そういう場合には、お願いして書き直し・書き足ししてもらうとか、編集サイドで内容を補ったうえで確認してもらうとか、見出しの工夫で魅力を付け加えるとか、いろいろな方法があります。

見出しは、手間に比べて効果が大きいです。
下記の記事をぜひ参考にしてみてください。

依頼メールや手紙の例

手紙やメールの形式や敬語表現など、送るときにはいろいろと迷いますよね。
私もいつも迷います。
でも、みんな迷うくらい、今の日本には決まった形がないということなのです。

形の正しい、正しくないに気をつかうよりも、内容の濃い、よい原稿をもらえるように考えましょう。

1a・卒業式：校長先生へ保護者の会・会報の文章をお願いする手紙例

 ｘｘ校長先生
 
 拝啓
 新たな年度を迎え、日々お忙しくご活躍のことと存じます。
 いつも生徒たちを温かく見つめ、ご指導くださりありがとうございます。
 
 本日は、△△会報への原稿のお願いでご連絡させていただきました。
 昨年度の卒業式の様子について、600字程度でお願いできればと思います。
 
 卒業式は私たちｘｘ学園にとって非常に思い入れの深いものですので、先生も毎回さまざまな思いを持って臨まれていることと存じます。
 原稿をお願いするにあたり、校長先生から卒業学年への思いを書いていただけましたら、卒業式に臨まれたお気持ちが伝わることになるのではないかと考えました。

 卒業学年に対して、当初感じられた印象はもちろんですが、
 a・怒ったこと
 b・不満に思った
 をぜひ少し書いていただいて、その上で、
 c・卒業学年の強み
 d・卒業学年の素晴らしかったところ
 を書いていただければと思います。
 褒め言葉ばかり書いても、素晴らしさが伝わりにくいので、あえて悪い面も少し書いていただければと思います。
 
 原稿は600字ですが、関係各位の挨拶等は50字程度にとどめて、abcdのような内容をたくさん書いていただければ幸いです。

 ＜締め切り＞
 ５月９日
 ｘｘ先生にお渡しいただきますよう、お願いいたします。
 （メール、USBメモリー等でのファイル受け渡し、プリントや手書き等、いずれの形でもかまいません）
 
 今後とも、保護者の会の活動へのご協力をお願いいたします。
 なにとぞ、よろしくお願いいたします。
 敬具
 
 20xx年４月x日
 
 広報委員 x田ｘ実

1b・卒業式：装飾担当の生徒に文章をお願いする手紙例

 ｘｘ様
 
 拝啓
 最終学年となり、お忙しい日々をお過ごしのことと思います。
 今年の３年生は、部活にも行事にも、そして勉強にも熱心にがんばっていると、先日の保護者の会で話題となりました。
 
 さて今日は、保護者の会・会報への原稿のお願いでのご連絡です。
 昨年度の卒業式でｘｘさんが装飾の担当をされたと聞き、ぜひそのときの感想をお願いできればと思います。
 文字数は600字です。
 
 先日の卒業式の装飾はたくさん用意された花が豪華で、先生たちも参加した親たちも話題にしていました。
 あれだけの準備をするのは、大変なことだったと思います。
 ぜひ準備の苦労や当日の感想などを書いてもらえればと思います。。
 
 あれだけのものを準備するとなると、担当に決まってから当日までに良いことも悪いこともあったと思います。ぜひ、そういう思いを素直に書いてください。そのほうが、xxさんの文章を読んだいろいろな人に、装飾担当のみんなの思いが伝わります。
 a・担当になった経緯
 b・不満に思ったこと
 c・他の担当生徒とのやりとり～プランをまとめるまで～
 d・他の担当生徒とのやりとり～実行する上での苦労
 e・卒業式前日に装飾が完成した時の思い
 f・卒業式当日の思い
 こういったことを書いていただければと思います。
 
 制作途中では、他の生徒とギクシャクしたりする場面もあったのではないかと思います。ぜひそういうことも書いてもらえたらありがたいです。

 ＜締め切り＞
 ５月９日
 ○○先生に渡してもらえればと思います。よろしく、お願いいたします。
 （メール、USBメモリー等でのファイル受け渡し、プリントや手書き等、いずれの形でもかまいません）
 
 どんなドラマを経て、あの装飾が作られたのか、読ませてもらうのが楽しみです。
 途中迷うことがありましたらご相談ください。
 ○○先生にいろいろな連絡をお願いしてあります。
 どうぞ、よろしくお願いいたします。
 敬具
 
 20xx年４月x日
 広報委員 x田ｘ実

2e・文化祭：お化け屋敷が絶賛された３年A組に文章をお願いするメールの例

 ｘｘ様
 
 初めてメールを送らせていただきます。
 △△学園学内メディアの編集担当、２年A組のｘ田と申します。
 メールアドレスは、３年A組の○さんから教えていただきました。
 
 ○さんからも、今回の原稿のお願いについてお伝えいただいていると思いますが、
 今年の３年A組のお化け屋敷「無限回廊」のことをぜひ書いていただきたいと考えています。
 
 文化祭のときに、私のいる２年A組でも「無限回廊」が話題になっていました。
 ３年になったら、あんなのをやりたい！と盛り上がってる人もたくさんいました。
 
 ぜひ、どうやったらあんなパワフルな準備ができるのか、書いていただければと思います。
 ただ、準備の全てを書いていただくのも難しいので、時系列で書いていただく形を考えました。
 
 [文化祭２ヶ月前・８月５日]
 [文化祭１ヶ月前・９月５日]
 [文化祭10日前・９月25日]
 [文化祭５日前・９月30日]
 [文化祭前日・10月４日]
 この５日に、３年A組がどんなふうに準備をしていたかを書いていただければと思います（日付は変更していただいても構いません）。
 文字数：800字でお願いいたします。
 
 ＜締め切り：11月９日＞
 このメールへの返信でいただければと思います。
 掲載してよい写真がありましたら、ぜひご提供ください。添付いただければと思います。
 
 文化祭当日の様子を見ることは出来ても、途中の経緯はなかなかわかりません。
 ２年生、１年生はもちろん、３年生の皆さんも「無限回廊」がどうやって作られたのか、興味を持って読まれると思います。掲載号の発行が楽しみです。
 
 どうぞ、よろしくお願いいたします。
 
 20xx年10月x日
 
 △△学園学内メディアの編集担当
 x田ｘ実

3b・会社のロングセラー商品の紹介：営業担当者への原稿依頼メールの例

 横浜支社営業部ｘｘ様
 
 お疲れ様です。
 広報誌担当のｘ田です。
 
 春イベントの際は、ありがとうございました。
 おかげさまでイベントをきっかけにご連絡をいただいた方とカスタマーサービスをつないだり、
 北陸営業所から改めてご案内にうかがう案件が生まれたりと、
 社内のさまざまな部署への波及が、今も続いています。
 
 さて、本日はまた別件でのお願いです。
 11月に発売７周年を迎える「グルリン棒」について、広報誌で特集を組もうと考えています。
 その中で、ｘｘさんに営業担当者としての思いを書いていただけましたら幸いです。
 文字数は750文字を考えています。
 
 いまではすっかり有名になった「グルリン棒」ですが、５、６年前、入社する前の私はその存在を知りませんでしたし、ｘｘさんも営業する中でいろいろなご苦労をされたことと思います。
 
 ・当初１、２年の小売店の反応
 ・同じく営業部内での評価
 ・当初の販売先や想定されていたユーザー層
 ・その中で営業部がとってきた方策
 ・軌道に乗り始めた時期とその頃の売れ方
 
 こういった内容を書いていただけると、社内での意識共有や、「グルリン棒」を大切に売ってくださっている小売店の皆様にも、ご共感いただけると思います。
 
 ＜締め切り＞
 ９月９日
 文字数：750字
 このメールへの返信でいただければと思います。
 
 来週、横浜支社へ△さんと打合せ予定でうかがいます。
 営業部にも顔を出すようにいたします。在社されていたら、少しお話できればと思います。
 また、それに限らず、疑問等ございましたら、ご連絡いただけましたら幸いです。
 
 どうぞ、よろしくお願いいたします。
 
 20xx年10月x日
 
 広報誌担当 x田ｘ実

4b・市民サークルのイベントでステージに立った方への原稿依頼メールの例

 ｘｘ様
 
 初めてメールを送らせていただきます。
 サークルｂｂの年報を担当しています、ｘ田と申します。
 メールアドレスを存じ上げないので、○さんからこのメールを転送していただきます。
 
 ○さんからも、今回の原稿のお願いについてお聞きいただいていると思いますが、
 今年のイベントでのｘｘさんたちのグループのことを、ぜひ年報に掲載させていただきたいと思っています。
 ステージがとっても素敵だったと、何人かの方から聞きました。
 私はちょうど縁日の担当と重なってしまって拝見できなかったのですが、
 そういった伝聞からすると、入念な準備をされた上でご参加くださったのではないかと思いました。
 
 ぜひ、その準備の様子や、当日の感想などを書いていただければと思います。
 
 ＜文字数＞
 600字程度でお願いいたします。
 
 ＜原稿の内容＞
 ご自由に書いていただいて構いませんが、下記のような内容を書いていただくと、
 いろいろな方に興味を持って読んでいただけると思っています。
 ・ｘｘさん達グループの発足のきっかけ
 ・ふだんの練習のプログラム
 ・今回のステージで、こだわったこと
 ・ステージに立たれての感想
 
 ＜締め切り＞
 12月1日
 このメールへの返信でいただければと思います。
 当日の写真はこちらにもございます。練習風景などの、掲載可能な写真がありましたら、ぜひご提供ください。メールに添付いただければと思います。
 
 どうぞ、よろしくお願いいたします。
 
 20xx年10月x日
 
 サークルｂｂ、年報編集担当
 x田ｘ実

依頼原稿の内容について、ご相談ください

こういうことを頼めば面白い、というアイデアはたくさん出てきますので、お困りの方はぜひご相談ください。
2021年12月末までは、無料でアイデアをお伝えいたします。
問い合わせフォームから媒体、依頼者、活動の概況をお知らせください。