エクセル講座３：テキスト編集をする上で、これだけは知っておきたいエクセルの基本操作

セルの色変更、文字色変更のボタンを押すと設定できます。
この辺の詳細、たとえばボタンがどこにあるか？　とかいったことはバージョンによっても違いますし、ネット上でいくらでも調べられるので、ここでは、作業する上で、こんなやり方に決めておくと便利だよ、という点をお伝えします。

作業を進めていると、この部分の原稿はもうボツだな、みたいな場合が出てくるものです。でも消去してしまうのも怖い。
そんな時に、文字色をグレーにしておくと、ここは考えに入れなくていい、という雰囲気になります。
他の人と作業する場合にも、こういうルールをあらかじめ決めておくとスムーズです。

これも同様で、入力の必要がないセルはグレーと決めておくと、ここは「入力不要なセルだったね」とわかりやすいです。

セルの中の文字は、
左、中、右に揃えられます。
上、中、下にも揃えられます。
これもできるようになっておきましょう。
他の人に入力してもらうフォーマットを作る上では、こういう細かい部分の配慮も大切です。

右へ１文字分、２文字分、、、と行頭をずらすことができます。
スペースを入れずに操作できるので便利です！

原稿を入力するときに、文字がたくさん入る部分は左右の幅や高さを広げる必要があります。
誰かに入力を頼むときは、この辺を整えて渡しましょう。

原稿の多い行は、文字の一部が見えなくなってしまうことがあります。
そんなときは、行を選んで、カチカチっとダブルクリック。

そうすると自動的に高さを整えてくれます。
たくさん行を選んで、カチカチっとやると、たくさんの行を一度に処理できます。

整理番号をつける時の操作です。
パ001
と入力して、そのセルをつかんで、下にドラッグすると、

パ001
パ002
パ003
と連番を作ってくれます。
整理番号はこれで簡単に作れます。

普通の数字の連番は、連続する数字を作ってあげて、そこから同じように操作します。

これだけで、数百、数千行に全部番号をつけられるので、すごく便利です。

エクセル君は頭がいいので、
「月」からドラッグすると、、、

「わかってるよ。曜日だろ、ほら」
みたいな感じで、月火水木金土日を延々と並べてくれます。

同じように
「１月」からドラッグすると、、、

「なんだよ、そんなの簡単じゃん」
と思っているのかわかりませんが、
1月から12月までを得意げに並べてくれます。
日程表を作るときに使えます。

操作説明の例は、五十音の
「あ行」
「か行」
「さ行」が並んでいるものにしてみました。

まずは、行をコピーする例から説明していきます。
最初に「あ行」をコピーしたところからスタートです。
②では、一番左の「11」という数字をクリックして「あ行」を選び、右クリックでコピーを選んでいます。

「あ行」をコピーした後に、
「さ行」を選んでペーストしてみます。
この時、エクセルの一番左、数字をクリックして作業していることに注意してください。
こうすると、行全体を選ぶことができます。③の例では、13という数字をクリックして「さ行」を選び、それから右クリックで「ペースト」を選んでいます。

こうすると、もともと「さ行」だったところは、「あ行」で上書きされます。
「あ行」が２つできて、「さ行」は消えました。

②の「あ行」をコピーしたところから、今度は「挿入」です。

「さ行」のところで、右クリックして「コピーしたセルの挿入」を選んでみます。

そうすると、「さ行」の前の行（上の行）に「あ行」が追加されます。「あ行」は２行になりました。

このように、コピーして挿入すると、他の行を消さずに、同じ行を増やすことができます。

今度は、「あ行」をカットしてからの操作について、見ていきます。
⑦では、一番左の「11」という数字をクリックして「あ行」を選び、右クリックでカットを選んでいます。

つづいて、「13」の数字をクリックして、「さ行」を選びました。右クリックで、ペーストしてみます。

こうすると、もともと「あ行」があったところは空白になり、「さ行」が上書きされて「あ行」になりました。

今度はカットして挿入です。

⑦の操作をして「あ行」をカットした後に、「な行」を選び、カットしたセルの挿入を選んでみます。

こうすると、「あ行」が「な行」の前に移動しました。
行の順番を入れ替えるときは、この操作を行います。

たとえば、この例では、ワードの上で青い色をつけられた文字をコピペしてみます。

まずは、ワード上で青い文字をコピーしました。

エクセルの「A1」のセルをクリックし、右クリックでペーストを選んでみます。

こうすると、A1には青い色の文字がペーストされます。
ワードで使っていたのと同じ「MS明朝」というフォントで、文字の大きさも同じ24ポイントでペーストされました。

エクセル君のことを、少し悪く言ってしまいましたが、素晴らしいとこもあるのです。
改行があると、その改行ごとに別々のセルに入れてくれるのも助かります。

青い文字３行で試してみます。まずはワード上でコピーして、、、

セルを選んでペーストすると、
郵便番号
住所
名前
と別々のセルにきれいに入るはずです！

見事、別々のセルに入りました！
が、、、郵便番号の文字は、セルに比べて文字が大きすぎて、セルからはみ出しそうになっています。

ともあれテキストに改行があるとエクセル君は、こんな風に下のセルに入れてくれます。

今度は、タブの入ったテキストです。
タブがあると、右隣のセルに入れていきます。

郵便番号＜タブ＞111-1111
住所＜タブ＞千代田区1-1-1
名前＜タブ＞東千代子
というワードの住所データをコピーして、、、

セルを選んでペーストします。

今度は、きれいにセルに収まるように、A列、B列の横幅を少し広げておきました。

きれいに入りました！
タブがあると右のセルへ
改行があると下のセルへ
そうやって、６つのセルに入力されました。

先ほどの、ワードの「青い文字」というテキストですが、ペーストのやり方を変えると、青くならずにペーストできます。

エクセルのセルを選んでから、セルの中をもう一回クリックします。そうすると、カーソルがセルの中に入って点滅する状態になります。
こうなってからペーストすると、、、

文字情報だけがペーストされます。

先ほど5-3でコピペしてみた、住所録のワード原稿を使ってみます。
先ほどは、６つのセルに別々にテキストを入れてくれましたが、今度は全部が１つのセルに入ってしまいました。

大事なとこなので、コピーのところから説明します。

先ほどから出てきている住所録のワードデータです。文字には色がついていて、文字の大きさも違います。
郵便番号＜タブ＞111-1111
住所＜タブ＞千代田区1-1-1
名前＜タブ＞東千代子
と、タブが入っています。
これをコピーして、、、

ペーストするセルを選んだら、右クリックし「形式を選択してペースト」を選びます。

どんな形式がよいか聞いてくるので、「テキスト」を選んで「OK」します。

こうすると、６つのセルに収まります。
文字の大きさや色は無視されて、テキストのみがペーストされました！！

大事なところなので、番号順に手順を説明します。
⓪まず、エクセルの用意をします。
作業途中のエクセルのシートには、文字や、色・大きさなどの設定が残っている場合があるので、
「新規作成」で新しいファイルを作るか、
「シートの挿入」で新しいシートを作り、
それから作業をはじめてください。

①赤い文字の部分をコピーします。

②ペーストするセルを選びます（この時一度だけクリックします）。
次に右クリックして「形式を選択してペースト」を選びます。

③形式は「テキスト」を選び、「OK」をクリックします。

④うまくいけば、タテ５つの別々のセルに黒い文字で
A1
A2
A3
A4
A5
と入るはずです。合格！！

⑤一つのセルに、全部のテキストが入ってしまう場合は失敗です。
②のときにクリックする回数が多くて、セルの中にカーソルが入ってしまっています。5-4で説明したペーストになっているので、5-5を見てください。

⑥赤い文字が別々のセルに入った場合は、5-2のペーストになっています。
5-5のやり方を見てください。

原稿をエクセルでもらった場合も、同じような処理が必要となります。
いろんな人が、それぞれのルールでエクセルを使っているので、そのままコピペすると、グチャグチャなことになるからです。
サンプルとして、県別の観光地の原稿で考えてみます。

原稿をもらったら、文字の色や罫線などが全然違っていた。
こんなケースです。

こういう場合にも、形式を選択してペーストが便利です。
まず、もらった原稿をコピーして、、、

ペーストするセルを選び、
右クリックで「形式を選択してペースト」にします。

形式を聞かれますので「値」を選びます。

無事、こちらのフォーマットに揃えてペーストされました！

原稿をもらったら、タテと横が逆だった。これもよくあります。

このパターンも「形式を選択してペースト」で対応できます。
まずはコピーして、、、、

ペーストするセルを選んだら、右クリックで「形式を選択してペースト」

「値」と「行列を入れ替える」を選び、OKします。

これで、タテ横の方向が変わり、こちらの書式に合わせてペーストされます。

「連結」が使われていた原稿をもらった場合は、、、
１）連結を解除し、うまく扱えるか確認
２）問題なければ6-1、6-2の方法でコピペ
３）うまくいかない場合は一度にコピペすることは諦めて、少しずつセルを選んでコピペする

結合されたセルの解除の方法です。
操作ツールの「セル結合」を探して解除することができます。

結合されているセルを選んで、右クリックから「セルの書式設定」を選び、、、

配置＞文字の制御＞セル結合
ここのチェックマークを外します。

これで結合が解除されました。

セルの中にカーソルを置いて「Delete」キーで消していくことができます。
この方法が基本です。もちろんこれもよく使います。

エクセルの操作ツールに「削除」があります。セルをクリックして「削除」を選ぶと、、

「左方向にシフト」「上方向にシフト」「行全体」「列全体」が候補として表示されます。
「左方向にシフト」を選ぶと、、、

右に入っていたセルが、「左方向にシフト」されて入ってきます。
これでは、せっかく揃えていた表が崩れてしまいます。

原稿整理を進めていると、「この行は重複したから削除しないと」みたいなことが、よく起こります。こういう時は、行全体を選んで削除します。列の場合も同様です。
エクセルの左端の数字をクリックして行を選び、「削除」を選ぶと、、、

行が削除されました。
（「さ行」がなくなっています）
複数の行を選んでも同じ操作ができます。

たくさんのセルのテキストを一度に消したいときは、これが便利です。セルを選んで、右クリックで「数式と値のクリア」を選ぶと、テキストを消去できます。

選択していたセルのテキストがきれいになくなりました。行や列もずれていません。

原稿を整理している表全体を選びます。
（この時、自動的に表全体を選んでくれるはずなのですが、表の中に抜けている行や列があると、予期せずモレが出ることがあるので、全体を慎重に選んで作業するほうがよいです）
「並べ替え」を選ぶと、どの列を基準にソートするかを聞かれます。

C列「内容」でソートしたところ、行の順番が入れ替わりました。
この後、A列の「整理番号」を使って並べ替えを行えば、元の順番に戻すこともできます。

フィルター機能を使うと、表の一番上の行に、「▼」マークが出ます。
クリックすると、どの項目を表示するかを聞かれます。

選んだ項目に該当する行が表示され、ほかの行は見えなくなりました。